Equipo de Catalogadores - USACH

La Sección de Procesamiento de Información, a cargo de un profesional del área de la Bibliotecología, centraliza la catalogación y clasificación del material bibliográfico adquirido por la Universidad de Santiago de Chile.
Personal Responsable, la Sra. Carolina Herrera Troncoso, Bibliotecaria.
Las funciones de la Sección son:

• Procesar los recursos de información impresos, digitales y virtuales, adquiridos por el Departamento de Bibliotecas, siguiendo las normas y estándares internacionales.


• Mantener el Catálogo único del Departamento de Bibliotecas, el que incluirá todo el fondo bibliográfico de la Universidad de Santiago de Chile.


• Mantener la base de datos de autoridades bibliográficas actualizadas conforme a las normas y estándares nacionales e internacionales.

El equipo de trabajo está actualmente conformado por cinco profesionales bibliotecarios jornada completa, contamos con un compañero bibliotecario-varón en nuestra sección, muy escasos en nuestra profesión. El equipo está bien afiatado en cuanto al desarrollo de sus funciones y tareas diarias, hay colegas con una vasta experiencia en el área del procesamiento de información y con años de estancia formando parte de esta conocida y prestigiosa Institución de Educación Superior. Gracias las distintas experiencias laborales anteriores de algunos de nuestros compañeros de equipo y a lo ya mencionado anteriormente, es que además con el uso de una comunicación buena, fluida y directa es que creo que hemos podido lograr un grupo de trabajo sólido y que se complemente bastante bien, y por ello hemos comenzado a modificar y adaptar diversas políticas y procedimientos de nuestra Unidad para beneficiar a nuestro trabajo, y tambié a todo el equipo del Sistema de Bibliotecas de la USACH, y no como no mencionar, el beneficio que estos cambios pueden lograr en la recepción de la información, a nuestro fin principal como profesionales bibliotecarios, lograr usuarios satisfechos.

Catalogación

Catalogación, se define brevemente, "como el proceso de descripción de un item".
Otra definición un poco más amplia sería : "Proceso técnico mediante el cual se representa en forma sintética o condensada todos los detalles técnicos, gráficos, tipográficos y bibliográficos de una obra determinada, con el propósito de ubicarla dentro de una colección determinada y de identificarla y recuperarla rápidamente".
Glosario de términos bibliotecológicos y de Ciencias de la Información
Para la descripción bibliográfica de un documento en cualquier tipo de forma física, se deben considerar los principios básicos de consistencia y normalización, como que la información del documento o item a catalogar se debe tomar de la fuente misma, apoyándose en las pautas dictadas por las RCAA2, esta información se debe incorporar a la base de datos utilizando para ello los principios del Formato MARC21, pensando en una futura recuperación de la información, y en que estos datos deben ser seleccionados e incorporados para satisfacer las necesidades de los usuarios. La información y/o datos a incorporar deben ser manteniendo la puntuación, el orden y la forma en que aparecen en la fuente.

Normalización en la Catalogación

La finalidad de usar normas técnicas en diferentes Unidades de Información y servicios de información es proveer compatibilidad e interoperabilidad entre equipos, datos, información, políticas y procedimientos.
La creación de estándares acordes para las tecnologías de información contribuirán a permitir el intercambio de registros bibliográficos, anteriormente, o mejor dicho en sus inicios, intercambios manuales y ahora, actualmente, automatizados; a la vez nos permite optimizar los tiempos y el recurso humanos de las diferentes Unidades de Información y/o bibliotecas.
La importancia de la aplicación de estándares en las bibliotecas nos permite estar mejor preparados y en condiciones óptimas a la hora del intercambio de información y/o de compartir recursos.

Procesamiento de Información

La Unidad de Procesamiento de Información se encarga de la catalogación de los documentos, se entiende por catalogación como la creación de un registro bibliográfico para un item específico, y su propósito es de proveer acceso a los itemes de la biblioteca.

Dentro de la Unidad se realizan diferentes etapas para la catalogación de un item, como la detección de copias, catalogación descriptiva, catalogación temática y el control de las autoridades bibliográficas.

1. Detección de copias: es la revisión en la base de datos para asegurarse de que el título que se tiene en las manos para catalogar no está ya ingresado en la base de datos de la biblioteca.


2. Catalogación descriptiva: es la identificación del item, luego se debe proveer al registro bibliográfico de los puntos de acceso a través de los nombres y los títulos asociados al item.


3. Catalogación temática: es la asignación temática al item, de acuerdo al contenido del documento, esto según las pautas y normas establecidas que utilize la Unidad o por el manejo de políticas internas de la biblioteca.


4. Control de autoridades: es el proceso que permite verificar que la misma información está incorporada de la misma forma o manera en la base de datos bibliográfica de la Biblioteca, permitiendo así asegurar la consistencia de los datos e información.

Catalogación Descriptiva y Temática

Para la catalogación descriptiva se debe extraer la información de la fuente o documento que se está catalogando, y se incorpora la información en el registro bibliográfico de acuerdo a las normas internacionales para esta descripción. Se le deben agregar los puntos de acceso de nombres principales, secundarios y títulos; el usuario va a poder recuperar un item por medio de una variedad de nombres y/o títulos asociados a éste.
Para la catalogación temática, se debe analizar el item para determinar su contenido temático, éste puede tener materias principales y secundarias; estas materias se deben traducir a términos normalizados o "encabezamientos de materia" que se incorporar al registro bibliográfico para entregar acceso a través de las materias al documento. Además, se debe asignar un número de clasificación de acuerdo a la asignación de la materia principal del item, utilizando para ello un esquema de clasificación normalizado; este número de clasificación en la mayoría de los casos forma la base del número de pedido, el cual sería el que identifica la ubicación en la estantería del documento en la colección de la Unidad de Información.
Para nuestro trabajo diario las fuentes de consulta utiliadas son :

• Para la descripción bibliográfica : RCAA2 (Reglas de Catalogación Angloamericanas)
• Para la descripción temática : RENIB, LCSH, DECS, DEWEY
• Formato de Ingreso de Datos : MARC21

Control de Autoridades Bibliográficas

Al hablar de Control de Autoridades bibliográficas, se tiene que partir por mencionar los llamados "puntos de acceso", que son las entradas bajo el cual un registro bibliográfico puede ser ubicado en el catálogo de la biblioteca. Los puntos de acceso más tradicionales son: autor, título, materia y serie.
Este control de las autoridades son permite poder repercutir en la pertinencia y en la relevancia a la hora de la recuperación de la información, y poder así ayudar a satisfacer de mejor manera las necesidades de información de un usuario. A través de este control se pueden generar referencias cruzadas en la base de datos y dar a conocer notas de alcance y notas explicativas al usuario, y poder guiarle en su búsqueda o requerimiento.
El control de autoridades implica el uso de un vocabulario controlado, ya sea, nombres, frases, títulos o temas; este control se relaciona directamente con los registros bibliográficos, es decir, son el punto de acceso al registro bibliográfico.
Asimismo, para la asignación de encabezamientos de materia se requiere también de una normalización y aplicación de pautas antes de la validación de éste o estos términos, y pasar a formar parte de la base de datos de autoridades de la Unidad de Información. Las fuentes bibliográficas autorizadas, de acuerdo a nuestras políticas internas son, como primera fuente, la base de datos de autoridad de RENIB, como segunda fuente la LCSH (Library of Congress Subject Headings) y el DECS, como fuente específicamente para la creación de términos del área médica. Asimismo, para el formato de ingreso de datos de la base de autoridades, se utiliza MARC21 de Autoridades

En cuanto a este tema les puedo mencionar que nuestra biblioteca forma parte de un trabajo cooperativo en lo que se refiere al trabajo de Control de Autoridades Bibliográficas integrando la Unidad de Control de Autoridades (UCA)

UCA (Unidad de Control de Autoridades)

Como se mencionaba antes el Sistema de Bibliotecas de la USACH, tiene un profesional bibliotecario que forma parte del equipo de colegas bibliotecarios que conforman la Unidad de Control de Autoridades.

Para contarles un poco de esta Unidad, nos tenemos que remontar a los tiempos de RENIB, la base de datos de autoridades se inició con la carga de registros del ICFES (Colombia), obtenidos por un convenio de colaboración entre este Instituto y RENIB. Estos registros fueron incorporados originalmente al sistema NOTIS como punto de partida del Catálogo Colectivo; luego tuvo un desarrollo sostenido con la creación de registros de los miembros de la Red.

Existen políticas generales para: el uso de normas y estándares internacionales, la estructura de los registros, las fuentes de información utilizadas para el apoyo de la creación de registros y la
administración del funcionamiento y actualización de la Unidad.

La UCA está parametrizada en el sistema integrado de información bibliográfica Aleph, y forma parte de la configuración de bases de datos instaladas en los servidores de la Biblioteca Nacional.

Está conformada por un único archivo con interacción en línea, se definió como un archivo común en el que intervienen directamente las instituciones colaborantes.
La base de datos de autoridades esta compuesta por registros originales creados por las instituciones participantes y, por registros del ICFES. Está definida como una base de datos comprehensiva, de amplia cobertura temática, constituida por registros de autoridad establecidos en español, con traducción del término establecido al inglés; apoyada por un Comité de Control de Autoridades, con una validación de la información ingresada ejecutando programas de control.
La base es utilizada como fuente y control a la vez, y las acciones que se pueden desarrollar en ella son: Consulta de registros, Creación, Eliminación, Modificación, Actualización, Copia.

Les puedo contar que en esta Unidad participan otras colegas bibliotecarias, representando a sus Instituciones, tales como: Biblioteca Nacional, Biblioteca del Congreso, Sistema de Bibliotecas de la Pontifica Universidad Católica de Chile (SIBUC),Museo de Bellas Artes, entre otras.

El valor silencioso del trabajo del Catalogador

¿Quién es el catalogador? ¿qué insidencia tiene en el servicio de biblioteca? ... en mi trayectoria como catalogadora he compartido vivencias y experiencias que pueden, aunque no se perciba, ser muy comunes a los profesionales que trabajan en las áreas de procesamiento de la información.
Si nos preguntamos: ¿qué es una base de datos sin registros? ¿qué haría un servicio sin tener las herramientas de los puntos de acceso? ¿cuál es lo medular, la entrega de un libro o el registro del mismo y sus entradas para satisfacer más de una necesidad de información?
Creo que los catalogadores coinciden en el valor de la normalización y el tratamiento de la misma para sustentar la base de datos central de un servicio de información.
Ante el usuario común, el catalogador no existe, sólo percibe la imagen del bibliotecario de servicio, y por tanto, este último se percibe o se entiende como más indispensable que un catalogador. Entonces, ocurre lo inevitable, reemplazos cubriendo la atención a público; pero esto es recíproco , cuando falta un catalogador, se cubre ... la respuesta es negativa, porque la exigencia del cargo requiere conocimientos específicos, mucha concentración y rapidez. Estas cualidades no las tiene cualquier bibliotecario.

Catalogación Cooperativa

La catalogación cooperativa conlleva, según María Rosa Garrido, a un acuerdo entre un número de centros para compartir ese trabajo, de forma que la catalogación de un documento efectuada por uno de ellos sirva para los restantes, es decir, supone la confección del catálogo desde diferentes puntos de la red, sólo es necesario incluir en el asiento bibliográfico recibido los llamados datos locales, como la signatura y el registro. El concepto de catalogación compartida ha sido posible a partir de la automatización, y supone siempre un serio esfuerzo por la normalización de los datos.
El proyecto "REBECA en línea" es una experiencia de catalogación cooperativa entre las Bibliotecas Públicas del Estado iniciada a finales de 1994 y promovida y dirigida por la Subdirección General de Coordinación Bibliotecaria del Ministerio de Educación y Cultura.Otro proyecto de catalogación cooperativa dentro de GAELIC, un consorcio de bibliotecas universitarias de la provincia de Gauteng, Sudáfrica. Se examinan tres proyectos de cooperación bibliotecaria en Sudáfrica que van seguidos de una descripción de los cinco consorcios de bibliotecas del país. Se destacan los agentes que intervienen en la catalogación cooperativa y el impacto de la transformación de la enseñanza superior. Como ejemplos de catalogación cooperativa dentro de GAELIC, se analizan la revisión por expertos, la catalogación optimizada de OCLC y el GAELIC (Sudáfrica) NACO Project .

URL: http://www.juntadeandalucia.es/cultura/opencms/export/bibliotecas/bibhuelva/infgeneral/proy.html